1. Une Gestion Rigoureuse et Exclusivement Bénévole
Enregistrée sous le SIREN 900 273 129, notre association fonctionne selon les principes les plus stricts de la comptabilité générale applicable aux organismes sans but lucratif (Règlement ANC n° 2018-06). Aucun membre du bureau ou du conseil d'administration ne perçoit de salaire, d'indemnité compensatrice ou d'avantage matériel d'aucune sorte. Les frais de déplacement éventuels font l'objet d'un remboursement à l'euro près sur présentation de justificatifs originaux certifiés ou d'un abandon exprès de créance qualifié en don manuel ouvrant droit à réduction d'impôt.
2. Bilan Récapitulatif de l'Exercice Écoulé (Clos au 31 Décembre 2025)
Le bilan comptable a été approuvé à l'unanimité des membres réunis en Assemblée Générale Ordinaire le 14 mai 2026. L'exercice se caractérise par un parfait équilibre structurel et une absence totale de dettes bancaires ou d'emprunts financiers :
Structure des Recettes d'Exploitation (Total : 48 650 €)
- Subventions Publiques de Projets (42 %) : 20 433 € alloués par la Ville de Soissons (convention pluriannuelle) et le Conseil Départemental de l'Aisne pour la consolidation du cloître et la numérisation lapidaire.
- Dons de Particuliers & Mécénat Citoyen (35 %) : 17 027 € recueillis auprès de 142 bienfaiteurs et mécènes du territoire au titre des chantiers participatifs.
- Cotisations Statutaires des Membres (19 %) : 9 243 € versés par les 310 adhérents à jour de cotisation (collèges solidaire, actif et bienfaiteur).
- Vente d'Éditions Statutaires à Prix Coûtant (4 %) : 1 947 € réinvestis dans le renouvellement des tirages papier des brochures historiques.
Structure des Dépenses Opérationnelles (Total : 44 820 €)
- Fournitures de Restauration & Matériaux (48 %) : 21 513 € d'achats de chaux aérienne naturelle en pâte, sables fluviaux lavés, blocs de calcaire lutétien d'appareillage et consolidants minéraux réversibles certifiés.
- Sécurité, Échafaudages & Assurances Civiques (24 %) : 10 756 € consacrés à la location d'échafaudages homologués pour monuments historiques, à l'achat des équipements de protection individuelle des bénévoles et aux primes d'assurance responsabilité civile obligatoire.
- Médiation Pédagogique & Événements Gratuits (18 %) : 8 067 € investis dans l'impression des livrets scolaires gratuits, les maquettes tactiles en résine pour personnes déficientes visuelles et la signalétique d'accueil du public.
- Frais Généraux de Fonctionnement (10 %) : 4 484 € incluant les frais postaux légaux d'assemblée générale, l'hébergement informatique civique et les fournitures de secrétariat.
Excédent d'exercice reporté à nouveau : + 3 830 € intégralement affecté au fonds de réserve de sécurité pour la campagne de consolidation 2026.
3. Budget Prévisionnel pour l'Année 2026
Le budget prévisionnel pour l'exercice 2026 s'établit à 55 000 €, traduisant une augmentation maîtrisée des engagements de terrain en cohérence avec le renouvellement de la convention tripartite avec la Ville de Soissons et la DRAC Hauts-de-France.
Ce plan prévisionnel prévoit notamment l'ouverture d'une ligne d'investissement spécifique de 12 000 € dédiée au relevé géophysique par géoradar de l'ancien enclos monastique et au confortement d'urgence des balustrades ajourées de la flèche nord.
4. Modalités de Contrôle Interne et Audit des Comptes
Afin d'assurer une totale sérénité comptable, l'association a institué une Commission de Vérification des Comptes composée de deux membres sociétaires élus par l'assemblée générale, en dehors des administrateurs en exercice. Ces commissaires bénévoles disposent d'un pouvoir permanent d'investigation sur pièces comptables, factures d'achat, relevés bancaires et registres des dons.
Chaque année, la commission rédige un rapport écrit circonstancié lu en séance plénière avant le vote d'approbation des comptes. Pour l'exercice 2025, la commission a attesté de la régularité, de la sincérité et de la parfaite concordance des écritures avec la réalité des pièces justificatives conservées au siège social.
5. Conformité Fiscale et Émission des Reçus Cerfa
L'association Les Amis de Saint Jean des Vignes a fait l'objet d'un rescrit fiscal confirmant son caractère d'intérêt général au sens des articles 200 et 238 bis du Code Général des Impôts. Cette qualification soumet l'association à des obligations de rigueur documentaire absolues :
- Enregistrement numéroté et chronologique de chaque reçu fiscal délivré sous le formulaire Cerfa n° 11580*04.
- Conservation des souches de reçus pendant un délai légal d'au moins six années à la disposition de la Direction Générale des Finances Publiques.
- Déclaration annuelle auprès des services fiscaux du montant global des dons perçus et du nombre de reçus émis, conformément à la loi n° 2021-1109 confortant le respect des principes de la République.
6. Politique d'Achat Éthique et Approvisionnements en Circuits Courts
La destination désintéressée de nos ressources nous impose un devoir d'exemplarité dans la sélection de nos fournisseurs de matériaux. L'association privilégie systématiquement les artisans et entreprises locales de l'Aisne et des départements limitrophes : la chaux naturelle provient de chaufours artisanaux traditionnels, le sable de sablières agréées de la vallée de l'Aisne, et les blocs de calcaire de substitution sont extraits des carrières historiques de Saint-Maximin ou de Noyant.
Pour toute dépense supérieure à 2 000 €, l'association procède à une mise en concurrence sur devis auprès d'au moins trois prestataires indépendants. Le choix final est validé collégialement en réunion de bureau sur la base exclusive de critères de qualité technique patrimoniale, d'empreinte environnementale et de modération tarifaire, garantissant l'utilisation optimale de chaque euro confié par nos donateurs.
7. Constitution et Sanctuarisation du Fonds de Réserve Patrimoniale
Afin de parer aux imprévus majeurs — tels que les chutes d'éléments sculptés consécutives à des tempêtes hivernales violentes ou des arrêtés municipaux d'urgence de péril imminent —, l'assemblée générale a instauré un Fonds de Réserve Sanitaire bloqué sur un compte sur livret réglementé non spéculatif.
Ce fonds de sécurité équivaut à environ six mois de charges opérationnelles courantes. Il ne peut être débloqué que sur décision expresse et motivée du Conseil d'Administration réuni en séance d'urgence, assurant ainsi la résilience financière inaltérable de l'association quelles que soient les fluctuations des dotations publiques extérieures.